Ile kosztuje baza firm B2B? Ceny za rekord, modele i ukryte koszty

Cena bazy firm B2B waha się od kilku groszy do kilkudziesięciu groszy za rekord. Różnica nie wynika z marży, tylko z tego, co faktycznie dostajesz: surowy wpis z rejestru albo sprawdzony kontakt do osoby, która podejmuje decyzję. W tym artykule pokazujemy, jak czytać cenniki, ile kosztują typowe zamówienia i jak policzyć koszt, który naprawdę ma znaczenie.

Trzy sposoby na zdobycie bazy firm i ich koszt

1. Samodzielne pobieranie z CEIDG i KRS

Rejestry firm w Polsce są publiczne, więc dane można pobrać bez płacenia za same rekordy. Koszt przenosi się na czas i pracę. Podanie telefonu i e-maila w CEIDG jest dobrowolne, więc spora część wpisów nie ma danych kontaktowych. Te, które je mają, bywają zapisane w różnych formatach. W KRS znajdziesz członków zarządu, ale zwykle bez bezpośrednich kontaktów. Ta droga ma sens, jeśli masz zespół techniczny i potrzebujesz głównie danych rejestrowych.

2. Narzędzia i subskrypcje do pobierania danych z rejestrów

To serwisy, które automatyzują pobieranie danych z CEIDG i KRS, filtrują wpisy z kontaktem i porządkują formaty. Cena za rekord jest bardzo niska, często liczona w groszach lub ułamkach grosza. Pamiętaj jednak, że to nadal dane z rejestrów: jeśli przedsiębiorca podał nieaktualny numer albo ogólny adres biura, w bazie będzie dokładnie to samo.

3. Gotowa, weryfikowana baza od dostawcy

Dostawca łączy dane z rejestrów z innymi źródłami, weryfikuje je i uzupełnia o kontakty do decydentów, np. dyrektora produkcji czy prezesa. To najdroższy wariant w przeliczeniu na rekord, ale jedyny, w którym dostajesz sprawdzony numer do konkretnej osoby, a często także gwarancję aktualności z wymianą błędnych rekordów.

Ile kosztuje baza firm? Przykładowy cennik

Dla przejrzystości pokazujemy ceny z naszego cennika. Obowiązuje zasada typowa dla rynku: im większe zamówienie, tym niższa cena jednostkowa. Ceny są netto.

„Pełne dane” to nazwa firmy, adres, NIP, REGON, telefon, e-mail, branża (PKD), wielkość firmy i decydent. „Pakiet e-mail” to sam zweryfikowany adres e-mail firmy, wybrany według Twoich kryteriów.

Tak wygląda to na przykładowych zamówieniach:

Od czego zależy cena rekordu

• Zakres danych. Sam e-mail jest tani, telefon do decydenta z imieniem i nazwiskiem kosztuje najwięcej, bo wymaga weryfikacji.
• Wielkość zamówienia. Przy dużych wolumenach cena jednostkowa spada nawet o połowę.
• Aktualność. Baza aktualizowana codziennie kosztuje więcej niż lista odświeżana raz w roku, ale szybciej się zwraca.
• Trudność segmentu. Szpitale, korporacje czy firmy z wąskiej niszy są trudniejsze do zweryfikowania niż popularne branże.
• Baza na zamówienie. Jeśli potrzebujesz nietypowych kryteriów (np. konkretne stanowisko albo wielkość floty), wycena jest indywidualna.

Prawdziwy koszt to koszt skutecznego kontaktu

Porównywanie ofert wyłącznie po cenie rekordu prowadzi do złych decyzji. Liczy się to, ile kosztuje Cię rozmowa z właściwą osobą. Poniżej przykład poglądowy dla kampanii telefonicznej. Założenia są umowne, podstaw własne liczby.

Handlowiec kosztuje firmę 50 zł za godzinę i wykonuje 20 prób połączeń na godzinę. Dzwoni do 1 000 firm.

Przy takich założeniach droższa baza wychodzi taniej, a handlowiec ma 15 godzin więcej na rozmowy, które mogą zakończyć się sprzedażą. Proporcje będą inne w każdej firmie, dlatego warto policzyć je dla siebie na podstawie próbki.

Ukryte koszty, na które warto uważać

• Dopłaty za pola. Niektóre oferty mają niską cenę bazową, ale za telefon, e-mail czy dane decydenta trzeba dopłacać osobno.
• Rekordy bez kontaktu. Sprawdź, czy płacisz za wszystkie firmy z filtra, czy tylko za te, które mają telefon lub e-mail.
• Brak gwarancji. Bez wymiany nieaktualnych rekordów koszt błędów ponosisz w całości Ty.
• Czas na czyszczenie danych. Duplikaty i niespójne formaty trzeba poprawić przed importem do CRM lub systemu mailingowego.
• Ryzyko prawne. Od 10 listopada 2024 r. Prawo komunikacji elektronicznej co do zasady wymaga uprzedniej zgody na wysyłkę informacji handlowej e-mailem i na marketing telefoniczny, także do firm. Zaplanuj kampanię zgodnie z tymi przepisami i w razie wątpliwości skonsultuj ją z prawnikiem. Więcej w artykule Cold mailing i telemarketing do firm a Prawo komunikacji elektronicznej.

Jak sprawdzić, czy cena jest uczciwa

• Poproś o darmową próbkę z Twojego segmentu i zadzwoń pod kilkanaście losowych numerów.
• Zapytaj, jak często dane są aktualizowane i skąd pochodzą.
• Upewnij się, co dokładnie zawiera jeden rekord i czy cena obejmuje wszystkie pola.
• Zapytaj o gwarancję i sposób rozliczenia błędnych rekordów.
• Porównuj ceny w tej samej formie: netto albo brutto, za rekord z kontaktem albo za każdy wpis.

Więcej kryteriów oceny dostawcy znajdziesz w artykule Baza danych firm B2B — jak wybrać najlepszą i nie przepłacić.

Najczęstsze pytania

Ile kosztuje 1000 rekordów bazy firm?

Zależy od zakresu danych. W BazyB2B.pl 1 000 rekordów z pełnymi danymi (firma, NIP, telefon, e-mail, branża, decydent) kosztuje 400 zł netto, a pakiet samych adresów e-mail 100 zł netto. Na rynku spotkasz też oferty po kilka groszy za rekord, ale zwykle zawierają surowe dane z rejestrów bez weryfikacji i bez kontaktu do decydenta.

Czy bazę firm można pobrać za darmo?

Tak, dane z CEIDG i KRS są publiczne i można je pobierać samodzielnie. Trzeba jednak liczyć się z czasem: część wpisów nie ma w ogóle danych kontaktowych (ich podanie w CEIDG jest dobrowolne), dane nie są znormalizowane, a kontaktów do osób decyzyjnych w dużych firmach tam nie znajdziesz.

Od czego zależy cena bazy danych firm?

Najważniejsze są: zakres danych w rekordzie, wielkość zamówienia (im więcej rekordów, tym niższa cena jednostkowa), stopień weryfikacji i aktualizacji danych, trudność segmentu oraz to, czy baza jest budowana pod Twoje kryteria.

Czy ceny baz danych podaje się netto?

Zwykle tak. Dostawcy B2B podają ceny netto, do których dolicza się 23% VAT. Przy porównywaniu ofert upewnij się, że porównujesz ceny w tej samej formie.

Czy po zakupie bazy mogę od razu wysyłać do firm oferty e-mailem?

Nie zawsze. Od 10 listopada 2024 r. Prawo komunikacji elektronicznej co do zasady wymaga uprzedniej zgody odbiorcy na przesyłanie informacji handlowej drogą elektroniczną i na marketing telefoniczny, także gdy odbiorcą jest firma. Zanim uruchomisz kampanię, skonsultuj jej model z prawnikiem.